Setkání cestou

Informace o zpracování osobních údajů

Setkání cestou

Verze 1.0

Účinnost / stav k 3. 10. 2026

  1. Správce osobních údajů

Správce: Tomáš Tryner

IČO: 74411489

Sídlo: Čenětická 2413/1a, 149 00 Praha 4 – Chodov

E-mail: info@setkanicestou.cz

Telefon: +420 732 169 612

Setkání cestou je projekt provozovaný správcem. Správcem osobních údajů je Tomáš Tryner jako fyzická osoba provozující tento projekt.

  1. Jaké údaje standardně zpracováváme
  • jméno a příjmení;
  • e-mailová adresa;
  • telefonní číslo;
  • věk;
  • zařazení do kapacitní skupiny Muži / Ženy;
  • údaje o konkrétní registraci, akci, platbě a případném stornu nebo refundaci;
  • záznamy o povinných potvrzeních a dobrovolných souhlasech ve formuláři.

Standardně neshromažďujeme datum narození, rok narození, adresu bydliště, rodné číslo, zdravotní údaje ani kontakt na osobu pro případ nouze. IP adresu cíleně neukládáme do evidence registrací a souhlasů; technické bezpečnostní logy mohou v nezbytném rozsahu vznikat u provozovatele webu či hostingu.

  1. Účely a právní základy zpracování

a) Registrace, organizace a plnění smlouvy

Jméno, příjmení, e-mail, telefon, věk, kapacitní skupinu a údaje o registraci zpracováváme proto, abychom mohli přijmout objednávku, řídit kapacitu, čekací listinu, platbu, informovat o místu srazu a změnách a uskutečnit konkrétní akci. Právním základem je provedení opatření před uzavřením smlouvy a plnění smlouvy.

Telefon používáme zejména pro časově naléhavou organizační komunikaci. E-mail je hlavní komunikační kanál.

b) Vyvažování kapacitních skupin a věkové podmínky

Údaj o věku a kapacitní skupině používáme pouze k ověření podmínek konkrétní akce, řízení kapacity, poměru účastníků a čekací listiny. Nezjišťujeme ani neověřujeme biologické či úřední pohlaví a nepožadujeme údaj o sexuální orientaci.

c) Platby, účetní a daňové povinnosti

Údaje o platbě, refundaci a související doklady zpracováváme pro splnění smlouvy a zákonných účetních a daňových povinností. Číslo bankovního účtu plátce cíleně nekopírujeme do registrační databáze; může být obsaženo v bankovní evidenci, kde vzniká přirozeně.

d) Ochrana právních nároků a bezpečnost

V nezbytném rozsahu můžeme uchovat údaje potřebné k doložení průběhu objednávky, souhlasů, reklamací nebo jiných právních nároků. Právním základem je oprávněný zájem na ochraně práv správce a účastníků a na bezpečném provozu služby.

e) Marketing – informace o dalších akcích a novinkách

Marketingové e-maily zasíláme pouze na základě samostatného dobrovolného souhlasu. Checkbox není předem zaškrtnutý a jeho nezaškrtnutí nemá vliv na registraci. Souhlas platí do odvolání. Před první marketingovou rozesílkou může být vyžadováno potvrzení e-mailu formou double opt-in.

Nezaškrtnutí marketingového checkboxu při pozdější registraci samo o sobě neznamená odvolání dříve uděleného souhlasu. Aktuální stav marketingového souhlasu vede emailingový systém; formulářová evidence slouží jako historický důkaz jeho udělení.

f) Předání e-mailu při vzájemné shodě

Při registraci může účastník samostatně a výslovně souhlasit s tím, aby v případě vzájemné shody byla jeho e-mailová adresa předána konkrétnímu účastníkovi téže akce. Souhlas se vztahuje pouze na danou akci.

E-mail se předá pouze tehdy, pokud oba účastníci mají platný souhlas a následně se navzájem označí. Telefon ani jiné kontaktní údaje se tímto způsobem nepředávají. Vzhledem k charakteru seznamovací služby může evidence vzájemných preferencí v konkrétním kontextu potenciálně vypovídat o sexuálním životě nebo sexuální orientaci; proto je tento mechanismus založen na výslovném souhlasu účastníka.

g) Fotografie a audiovizuální záznamy

Rozpoznatelné fotografie a audiovizuální záznamy pro propagační účely používáme pouze v rozsahu samostatného dobrovolného svolení a souhlasu účastníka, popsaného v dokumentu „Svolení k pořízení a užití podoby, fotografií a audiovizuálních záznamů – Setkání cestou“.

  1. Povinné potvrzení a dobrovolné souhlasy ve formuláři

Při registraci používáme oddělená políčka, aby bylo zřejmé, co je povinné a co dobrovolné:

  • povinné: „Seznámil/a jsem se s Obchodními podmínkami Setkání cestou a souhlasím s nimi.“;
  • povinné: „Beru na vědomí Informace o zpracování osobních údajů.“;
  • dobrovolné: svolení k fotografiím a audiovizuálním záznamům s odkazem na samostatný dokument;
  • dobrovolné: výslovný souhlas s případným předáním e-mailu při vzájemné shodě v rámci konkrétní akce;
  • dobrovolné: „Chci e-mailem dostávat informace o dalších akcích a novinkách Setkání cestou.“

U jednotlivých potvrzení a souhlasů evidujeme datum a čas, vazbu na konkrétní registraci a verzi textu, který byl v daném okamžiku použit.

  1. Příjemci a předávání údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu. Podle konkrétního účelu mohou být příjemci zejména:

  • poskytovatel webhostingu, technické správy webu a registračního/formulářového systému;
  • poskytovatel e-mailových a marketingových služeb;
  • poskytovatelé cloudových a úložných služeb;
  • banka, účetní, daňový poradce nebo jiný poskytovatel účetních a daňových služeb;
  • poskytovatel konkrétní části programu nebo jiné služby, pokud je předání údaje nezbytné – například provozovatel bowlingu pro rozdělení hráčů, pojišťovna při sjednání konkrétního pojištění nebo dodavatel personalizovaného výrobku;
  • orgány veřejné moci, pokud předání vyžaduje právní předpis.

Partnerům a dodavatelům nepředáváme kompletní registrační databázi. Vždy předáváme pouze údaje nezbytné pro konkrétní účel. Pokud by budoucí služba vyžadovala nový nebo podstatně odlišný způsob zpracování, účastník bude předem informován.

Vybrané fotografie nebo audiovizuální záznamy mohou být v rozsahu fotografického svolení poskytnuty spolupracujícím partnerům projektu pouze pro prezentaci Setkání cestou, konkrétní akce nebo spolupráce, za omezení uvedených ve fotografickém svolení.

Pokud by některý poskytovatel zpracovával údaje mimo Evropský hospodářský prostor, správce zajistí odpovídající právní mechanismus podle GDPR a na požádání poskytne informace o použitých zárukách.

  1. Doby uchování

Běžné registrační a smluvní údaje účastníka:
3 roky po uskutečnění akce; déle pouze je-li to nutné pro probíhající spor nebo jinou právní povinnost.

Osoba pouze na čekací listině, která se akce nezúčastnila:
Nejpozději 30 dní po akci, pokud pro některý údaj neexistuje samostatný právní důvod (např. marketingový souhlas).

Provozní údaje o vzájemných shodách – kdo koho označil:
30 dní po akci.

Důkaz souhlasu s mechanismem předání e-mailu:
3 roky; bez dlouhodobého uchování informace, koho konkrétně účastník označil.

Marketingový souhlas:
Po dobu jeho platnosti; po odvolání ještě 3 roky pouze minimální důkaz udělení a odvolání souhlasu.

Nevybrané pracovní fotografie a videa:
Nejpozději 6 měsíců po akci.

Vybrané propagační fotografie a videa:
Do odvolání svolení nebo ukončení jejich používání.

Důkaz fotografického/video svolení:
Po celou dobu používání materiálu a 3 roky po ukončení použití nebo odvolání.

Účetní, daňové a bankovní záznamy:
Po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

  1. Fotografie, video a odvolání svolení

Fotografické/video svolení se uděluje při každé registraci ke konkrétní akci znovu a platí do odvolání. Účastník, který svolení neudělí, nebude záměrně pořizován tak, aby byl rozpoznatelný pro propagační použití. Pokud se náhodně objeví v širším záběru, záběr nebude pro propagaci použit, dokud nebude osoba odstraněna nebo anonymizována tak, aby nebyla identifikovatelná.

Podrobnosti o rozsahu použití, úpravách, partnerech a následcích odvolání stanoví samostatný dokument o fotografiích a audiovizuálních záznamech.

  1. Odvolání souhlasů a uplatnění práv

Souhlas nebo svolení lze kdykoli odvolat. Odvolání nemusí mít písemnou formu, ale musí být možné spolehlivě určit, kdo jej činí a kterého souhlasu nebo svolení se týká. Správce přijetí odvolání vhodným způsobem zaznamená.

Doporučeným a nejjednodušším kanálem je e-mail info@setkanicestou.cz. U marketingových sdělení lze využít také odhlašovací odkaz v každém marketingovém e-mailu. Telefonický požadavek může být podnětem; pokud nelze spolehlivě ověřit totožnost volajícího, správce požádá o potvrzení jinou cestou. Osobní ústní odvolání lze přijmout, pokud je osoba spolehlivě identifikována; správce o něm vytvoří interní záznam.

Účastník má za podmínek GDPR právo zejména na přístup k osobním údajům, opravu nepřesných údajů, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost údajů, námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a odvolání souhlasu. Uplatnění práva může být omezeno tam, kde správce musí údaje uchovat z jiného zákonného důvodu.

Pokud má správce důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, může požádat o přiměřené doplňující informace potřebné k ověření totožnosti. Nebude rutinně požadovat občanský průkaz nebo úředně ověřený podpis, pokud to není přiměřeně nutné.

  1. Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se účastník domnívá, že jsou jeho osobní údaje zpracovávány v rozporu s právními předpisy, může se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů:

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
Web: https://uoou.gov.cz/

  1. Cookies

Při spuštění webu Setkání cestou budou používány pouze technicky nezbytné cookies nutné pro fungování webu, formulářů a zabezpečení. Pro tyto cookies se nevyžaduje souhlas. Analytické a marketingové cookies nebudou bez předchozího souhlasu návštěvníka aktivovány.

Pokud budou později zavedeny analytické nebo reklamní nástroje, bude před jejich použitím doplněno odpovídající consent řešení a tato informace bude aktualizována.

  1. Automatizované rozhodování

Správce neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by mělo pro účastníka právní nebo obdobně významné účinky. Automatická kontrola kapacity nebo podmínek formuláře slouží pouze k organizačnímu řízení registrace.

  1. Změna provozovatele nebo ukončení projektu

Pokud by v budoucnu projekt Setkání cestou provozoval jiný právní subjekt, například obchodní společnost, nebude automaticky předpokládáno, že všechny dobrovolné souhlasy a svolení přecházejí na nového správce. Před změnou bude právní základ dalšího zpracování posouzen a účastníci budou podle potřeby informováni nebo bude získán nový souhlas.

Při definitivním ukončení projektu se ukončí nové marketingové a propagační používání údajů; údaje budou následně drženy pouze v rozsahu a po dobu potřebnou pro zákonné povinnosti nebo ochranu právních nároků.

Tyto informace jsou účinné od 3. 10. 2026.

Právní rámec použitý při přípravě: GDPR (nařízení EU 2016/679), zákon č. 110/2019 Sb., zákon č. 480/2004 Sb., zákon č. 127/2005 Sb. a související české předpisy; stav k 3. 10. 2026.